Asana

Stačí přijmout obdrženou pozvánku pomocí tlačítka „Accept Invite“

Kliknutím na tlačítko „Continue“ potvrdíte podmínky užívání a můžete začít.

Než přejdeme k seznamování s prostředím Asany, musíte se nejprve registrovat.

Každý projekt má svou speciální nástěnku, která se může zobrazovat nejrůznějším způsobem.

My doporučujeme variantu „Board“, kde vše uvidíte v přehledných sloupcích. Úkoly mezi nimi přesunete jednoduše přetažením.

Stačí kliknout vpravo nahoře na + a vyplnit název projektu (nejčastěji uvádíme jméno klienta).

Úkol vytvoříte jednoduše na nástěnce konkrétního projektu. Stačí kliknout v horní části sloupce na tlačítko +.

Můžete jej ale založit také stejně jako projekt pomocí + v pravém horním rohu. V tom případě ale musíte zadat, ke kterému projektu úkol patří.

Úkol můžete přiřadit sobě (klávesová zkratka Tab+M) nebo někomu jinému.

Přidejte datum, kdy má být úkol hotov (due date) a do pole description přidejte zadání a instrukce.

Pokud chcete upozornit kolegu nebo odkázat na jiné lidi, konverzace či úkoly, zadejte @ a napište jméno nebo e‑mailovou adresu. Asana vám sama uživatele nabídne.

Pokud takto někoho označíte, přidáte ho do projektu. To můžete udělat také tím, že kliknete na znaménko + v dolní části. Díky tomu mu pak budou chodit upozornění na nové komentáře, úpravy nebo přílohy.

K upřesňujícím dotazům a komunikaci využijte komentáře. Pokud chcete dát někomu vědět, že jste jeho komentář četli, stačí kliknout na palec vpravo nahoře.

K Úkolu můžete přiřadit i přílohu. Mohou to být dokumenty, fotky, gify i zazipované soubory do maximálním limitu 100 MB na 1 soubor. Můžete také vložit odkaz na Google Disk.

V takovém případě využijte subtask (podúkol). I ten můžete přiřadit konkrétnímu člověku, vyplnit pro něj samostatný description a zadat deadline.

Jedná se o seznam všech vašich úkolů. Chcete-li přidat úkol jen pro sebe, stačí kliknout na seznam My Tasks a začít psát. Všechny takto přidané úkoly jsou soukromé. Můžete je tak nechat nebo je pomocí tlačítka „Make public“ zviditelnit i pro ostatní.

Dále je můžete pomocí „Add to projects“ přiřadit do projektu a poté i do konkrétního sloupce.

Nové úkoly se zobrazí nahoře, přetažením je ale můžete libovolně uspořádat (například podle data nebo důležitosti).

Prioritizovat je lze i pomocí záložek Today (dnes), Upcomming (nadcházející) a Later (na později).

Inbox funguje podobně jako e‑mailová schránka. Najdete v něm nejnovější aktualizace a upozornění na změny v úkolech, konverzacích a projektech, které sledujete a jste jejich součástí.

Na upozornění můžete jednoduše reagovat, aniž byste opustili Inbox. Stačí kliknout na aktualizaci a vpravo se vám zobrazí vše potřebné. K protřídění tasků v Inboxu slouží archivace. Task případně znovu najdete v záložce Archive.