Projektové řízení se dá zvládnout v klidu. Sci-fi, nebo realita?

Naučte se, jak zkrotit firemní procesy, vyvarovat se chyb a stresu. Ušetříte tím čas, peníze a hlavně nervy celého týmu.

Rozjezd e-shopu, vytvoření nového webu, uvedení produktu na trh nebo spuštění kampaně. Řeknete si – žádný problém, co je na tom. Pak se ale začnou dílčí úkoly kupit a najednou zjistíte, že stanovený termín nemáte šanci stihnout. Projekt je ušitý horkou jehlou a spustí se, i když má spoustu nedokonalostí.

Kde se stala chyba? Co šlo udělat líp? Bohužel, instantní návod neexistuje. Nevěšte ale hlavu. Máme pro vás několik tipů, jak mít vše pod kontrolou a dostat projektové řízení z 0 na 100

Najděte nejčastější problémy

U nás v týmu řešíme bolavá místa společně. Scházíme se 1:1, pravidelně vyplňujeme dotazníky, předáváme si informace v rámci týmů i mezi nimi, řešíme svoje zkušenosti na mimopracovních akcích. Naše teambuildingy už jsou legendární. :) 

Jako klíčové jsme už před nějakou dobou identifikovali 3 základní pilíře

  • Návaznost úkolů, 
  • komunikace mezi členy týmu a jejich kompetence,
  • jasně stanovené procesy.

Návaznosti úkolů

Spousta postupů se v průběhu času opakuje. Neztrácejte pokaždé čas vymýšlením správného procesu. Vytvořte si na jednoduchý kontrolní seznamchecklist

Díky tomu se vyhnete chybám a jasně vidíte všechny kroky. Zároveň jim můžete přiřadit datum i zodpovědnou osobu. Seznamy můžete na pravidelné bázi aktualizovat, ideálně s tím, jak vychytáváte nedokonalosti. S každým dalším projektem se tak blížíte k úspěchu. Hurá! 

Komunikace

Čím víc nástrojů ke komunikaci použijete, o to víc času vám proteče mezi prsty. Hledání zapadlého vlákna na e-mailu, chatu, v SMSkách nebo v dalších pěti vesmírech prostě pije krev. A požírá čas. 

Sjednoťte všechny komunikační kanály do jednoho. V projektovém řízení aktuálně existuje mnoho nástrojů, které komunikaci mezi kolegy usnadňují. Záleží samozřejmě na velikosti týmu a způsobu, jaký vám ve vašem odvětví vyhovuje.

V PROFICIU jsme vyzkoušeli ledacos, možné i nemožné. A nakonec už několikátým rokem fungujeme v Asaně. Je pro nás i klienty přehledná a má pod kapotou hromadu funkcí, které zjednodušují a urychlují naši komunikaci. Navíc nabízí opravdu skvělou 24/7 podporu. 

Zbývá nám tak víc času na řešení zadaných úkolů a spoustu věcí můžeme pustit z hlavy. Asana nám je totiž vždy včas připomene. Zadání nám zároveň může dávat i samotný klient, čím si vzájemně ušetříme několik kroků a tedy i čas.

 

 

 

Zajistěte, aby všichni v týmu chápali základní myšlenku posloupnosti projektu a znali pravidla komunikace.

  • U nás je to třeba stanovení povinné reakční doby.
  • Důležité je i lajkování tasků jako potvrzení, že o úkolu vím, přiřazování zodpovědné osoby a data plnění.
  • Platí také zákaz posouvání deadlinů bez souhlasu zadavatele. Proč? Naruší to posloupnost úkolů a celý tým nabírá zpoždění, které už nemusí dohnat. 

Mějte ucelený návod, jak nástroj používat (může se hodit i v okamžiku, kdy přizvete nového klienta do Asany). Vytvořte si záložku s materiály ke každému projektu nebo klientovi a přidejte i sekci k odkládání dobrých nápadů a inovací, ke kterým se v pravidelném intervalu vracejte, aby nezapadly. 

Díky takovému komplexnímu nástroji máte kromě perfektního přehledu také všechny kontakty na jednom místě. Vidíte, jak se která část úkolu posunuje a v případě nečekaného výpadku někoho z týmu získáte snadnou zastupitelnost.

Vytvořte si šablony na zadávání. Specifikace úkolů se díky šablonám výrazně spřesní. Čím preciznější je zadání, tím méně je doplňujících otázek. Ušetříte si někdy i několikadenní ping-pong mezi zadavatelem a plnitelem úkolu.

Určete spolupracovníky, rozdejte jim úkoly, vyznačte návaznosti, oštítkujte v jaké fázi se úkoly nachází. Sdílejte úkoly i s lidmi, kteří nejsou přímo plniteli úkolů, ale mohou poradit a hlavně vždycky a všude přiřaďte termíny odevzdání. 

Poslední rada ke komunikačnímu nástroji zní: označujte priority. Urgentní úkoly musí být vidět na první pohled. Nedůležité věci mají také svůj štítek, aby se někdo neděsil, že to všechno musí zvládnout do konce týdne. 

Třešnička na dortu – rychlovky si také označte specifickým piktogramem a jimi začněte den. Radost z rychle odvedené práce vás namotivuje k ponoření se do táhlých a náročných úkolů, do kterých by se vám v osm ráno často nechce. 

Ujasněte si kompetence

Rozdělení kompetencí je nedílnou, snad dokonce klíčovou podmínkou k úspěšnému projektovému řízení. Sepište si kompetence ke každému členovi svého týmu. A váš tým ať udělá totéž. Uvidíte, jestli se vaše a jejich představy shodují nebo liší a hledejte kompromis. 

Klíčovou přísadou v seznamu kompetencí je zastupitelnost. Každý člen týmu musí mít svoji alternaci. Nikdy nevíte, co přinese náhoda a vy přeci chcete být připravení.

Revidujte svůj seznam na pravidelné bázi a na základě reportů práce zjistěte klíčové ukazatele výkonnosti jednotlivých spolupracovníků. Pokud se ukáže, že někdo pravidelně propaluje čas na něčem, co nepřináší očekávané výsledky, přesuňte jeho kapacitu na důležitější frontu. 

Bez projektového manažera ani ránu

Uvědomte si, že týmový vedoucí není projektový manažer. Může sledovat a řídit různé procesy ve svém týmu, ale pak už mu nezbývá kapacita na nic dalšího. Pokud máte tu možnost, vytvořte pozici projektového manažera. Ten bude hlídat termíny, urgovat lidi, koordinovat navazující akce, dělat pořádek v komunikačních nástěnkách, připravovat výstupy z úspěšně spuštěných projektů, aby jednotlivé složky týmů viděly, jak se dílo daří. Je toho hodně, že? :)

Nezapomeňte, že obyčejná“ pochvala za dobře odvedenou práci je jedním z nejpříjemnějších způsobů, jak lidi pozitivně motivovat. 

Protože u nás v PROFICIU nebereme věci na lehkou váhu, máme projektových manažerů hned několik. Jsme také držiteli certifikací Asana Ambassador a Asana Certified Pro a stále se dál vzděláváme. Jen tak dovedeme společně pracovat na projektech, pod které se rádi podepisujeme.

Zaujalo vás téma projektového řízení? Můžete se těšit na pokračování! Řeč bude například o SCRUM masters, Agile vs. projektový manager, RACI model zodpovědnosti a podobně.


Lenka Procházková

Hlídám termíny, ujasňuji priority, vyhrabávám zapadnuté tasky (naštěstí jen z virtuálního koše). Aby toho nebylo málo, koordinuji týmy, aby naše práce dělala radost nejen klientům, ale i nám. Multitasking mě baví o to víc, když probíhá v týmu skvělých profíků.